Archivierung
Archive
Mehr als eine lästige Pflicht
Archivierung wird in vielen Unternehmen mehr als lästige Pflicht gesehen, denn als Hilfsmittel und Erfolgsbringer. Ein Trugschluss – mit der richtigen Lösung lassen sich Kosten reduzieren und die Produktivität steigern. Die Lagerhaltungskosten steigen gerade in Ballungsgebieten rasant an. Häufig muss in den Archiven recherchiert werden. Dies dauert in herkömmlichen Archiven meist zulange um effizient zu sein. Elektronische Archive dagegen bieten komfortable und schnelle Recherchemöglichkeiten mit wenig Platzbedarf.
Bedarfsanalyse
Damit ihre Archivlösung erfolgsbringend ist muss sie auf ihren Bedarf angepasst sein. Dabei sind alle geschäftsrelevanten Dokumente zu berücksichtigen, gleich welcher Herkunft. Je nach Menge des Dokumentaufkommens ist die Speichergröße und Speicherart zu bemessen. DATENTECHNIK GEIST arbeitet mit ihnen ihre individuelle Lösung aus.
Gesetzliche Regelung
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. Das betrifft elektronische Dokumente, z.B. E-Mails, sowie Geschäftskorrespondenz in Papierform. Die Dokumente müssen nachweislich unveränderbar archiviert werden. Elektronische Dokumente müssen in ihrer originären Form archiviert werden. Ein Konglomerat an gesetzlichen Vorgaben regelt die digitale Archivierung. In enger Zusammenarbeit mit Steuerberater und Finanzbehörde setzen wir ihre Archivlösung um.
Bisher galten die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Ab dem 01.01.2015 gilt die GoBD. Hier werden die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisieren.
Revisionssicherheit
Die Einhaltung der Revisionssicherheit wird von Bediensteten der Finanzbehörde begutachtet. Eine eindeutige Regelung existiert z.Z. nicht.
Maßgeblich ist vielmehr der individuelle Einsatz beim Anwender. Hier muss die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und der Prozesse sowie der zuverlässige Betrieb sichergestellt und dokumentiert werden.
